Blog-Dienste in größeren Unternehmen, mit vielen Abteilungen und Hunderten von Mitarbeitern, erfordern eine starke Zusammenarbeit, um regelmäßig an der Marketingstrategie ausgerichtete Inhalte bereitzustellen. Die Kanban-Methode (beschrieben von David J. Anderson in seinem Buch Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business) bietet eine starke Grundlage, um einen durchgängigen, visuellen Workflow zu fördern, sodass die Verwaltung des Arbeitsflusses für neue Blogartikel vereinfacht werden kann. Dieser Artikel beschreibt, wie die Kanban-Methode dazu beigetragen hat, unsere Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams zu verbessern und unsere laufenden Arbeiten zu begrenzen, um Blogartikel schneller fertigzustellen und eine Überlastung zu vermeiden. Diese Reihe von Blog-Artikeln besteht aus vier Teilen: Eine Übersicht über die gesamte Fallstudie und den Ansatz dieser Artikel, ein Artikel über das Explizieren von Richtlinien, ein Artikel über die angewandten Kanban-Metriken und ein Artikel über die Lessons Learned in unserem Blog-Service-Team. In den Abbildungen 1 und 2 finden Sie einige wichtige Fakten über unser Unternehmen und die Zusammenarbeit von 20 Bloggern für unseren Blog-Service:

Abbildung 1: Kurzer Überblick über PPI.X: Gemeinsam zum gemeinsamen Erfolg!

Abbildung 2: Eckdaten zur Größe unseres Unternehmens und unserer Innovationseinheit

Ab Mai 2021 veröffentlichte das Blog-Team unserer Innovationseinheit für Finanzlösungen mehr als 35 Artikel bis Januar 2022. Das entsprechende LinkedIn-Profil, auf dem die Artikel angekündigt wurden, stieg von 244 Followern auf 831 Follower. Dieser Artikel beschreibt die größten Engpässe bezüglich der Lieferfähigkeit in den ersten Monaten des Blogservice-Teams und geeignete Kanban-Praktiken, um unsere Zusammenarbeit zu fördern und Transparenz über das Blog-Ergebnis unserer Arbeit zu gewinnen.

Die Kanban-Methode: kurz erklärt

Kurz zusammengefasst heißt das laut Kanban University:
Eine Methode zum Definieren, Verwalten und Verbessern von Diensten, die Wissensarbeit leisten.

Um diesen Zweck zu erfüllen, umfasst die Kanban-Methode die folgenden Hauptelemente:

Drei Veränderungsprinzipien

1. Verstehen Sie und beginnen Sie mit dem, was Sie jetzt tun
2. Vereinbarung erzielen
3. Fördern Sie Führungsakte

Drei Prinzipien der Dienstleistungserbringung

1. Verstehen und fokussieren
2. Verwalten Sie die Arbeit
3. Überprüfen Sie regelmäßig das Netzwerk

Sechs Allgemeinpraxen

• Visualisieren
• Work in Progress (WIP) begrenzen
• Arbeitsfluss verwalten
• Machen Sie Richtlinien explizit
• Feedbackschleifen etablieren
• Gemeinsam verbessern, experimentell weiterentwickeln

Weitere Informationen zu den drei Change-Prinzipien, den drei Prinzipien zur Service-Erbringung und den sechs Praktiken finden Sie in dem großartigen Artikel von David J. Anderson selbst: https://djaa.com/revisiting-the-principles-and-general-practices-of-the-kanban-method/

Warum habe ich mich für diese Methode entschieden?

Unser Ziel als Finance Agile Coaches ist es, das Potenzial von Menschen im Bereich IT & Finanzen maximal zu entfalten und Organisationen positiv zu verändern. Im Fall des Blog-Service-Teams hatte ich die Aufgabe, die Zusammenarbeit, den Output und das Ergebnis ihrer Arbeit zu fördern.

Die Ziele waren wie folgt:

• Förderung eines GEMEINSAMEN, kundenorientierten Bewusstseins unserer Blogger und des Marketingteams mit einer gemeinsamen Sicht auf unseren Kundenprozess.
• Erstellung eines End-to-End-Prozesses und dadurch die Stärkung des Bewusstseins für eine gemeinsame Verantwortung von einer Blog-Thema-Idee (z. B. Kunden-Fallstudien) bis zur Veröffentlichung.
• Verzögerungen transparent machen, die sich aus Übergaben zwischen verschiedenen Teams ergeben, und Verzögerungen zwischen unseren Bloggern und dem Marketingteam reduzieren; eine gewisse Pufferzeit / Slacktime etablieren, um Flow im Team zu fördern: Auslastung der Beteiligten auf die gesamte Arbeitszeit max. 80%.

Die wesentlichen entsprechenden Herausforderungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Ein neues funktionsübergreifendes Team aus verschiedenen Services wie Marketing, UX, Agile, PPI.X-Website-Anbieter fördern.
• Unterschiedliche Meinungen zwischen den Services in Einklang bringen.
• Auslastung des Blogger- und Marketingteams lag in unserem wachsenden Unternehmen im April 2021 größer als für den Arbeitsfluss zum Teil sinnvoll.

Wie nutze ich diese Methode mit meinen Kunden?

Zunächst führe ich mit den Teams einen zweitägigen Workshop nach dem STATIK-Ansatz (Systems Thinking Approach To Introducing Kanban) aus der Kanban-Methode durch. Dies umfasst die folgenden Schritte:

1. Verstehen, was den Service “zweckmäßig” macht, und Verstehen der Quellen der Unzufriedenheit in Bezug auf die aktuelle Bereitstellung.
2. Analysieren der Quellen und Art der Nachfrage.
3. Analysieren der aktuellen Lieferfähigkeit.
4. Modellieren des Servicebereitstellungs-Workflows.
5. Identifizieren und Definieren der Serviceklassen.
6. Entwerfen des Kanban-Systems und Sozialisieren des Designs und Verhandeln der Implementierung.

Eine exemplarische Tagesordnung eines meiner zweitägigen Workshops ist in Abbildung 3 dargestellt. Die Schritte des STATIK sind mit farbigen Rechtecken auf der rechten Seite jedes Tagesordnungspunkts hervorgehoben.

Abbildung 3: Nutzung des STATIK-Ansatzes aus der Kanban-Methode, um ein gemeinsames Verständnis zu erlangen und geeignete erste Schritte für eine evolutionäre Veränderung eines Teams abzuleiten

Workshop-Aktivitäten starten

Der Workshop umfasst für gewöhnlich folgende Aktivitäten:

• Brainstorming zur aktuellen Situation, siehe Abbildung 4 und Abbildung 5.
• Kanban-Schulung zu den Grundprinzipien und Praktiken.
• Gemeinsame Identifikation der Ziele.
• Brainstorming und das gemeinsame Design des Kanban-Systems inklusive der ersten Policies/Richtlinien auf Basis der identifizierten Dringlichkeiten.

Einige Kernergebnisse der Workshops – exemplarisch am Beispiel eines Blogserviceteams:

• Identifizierte gemeinsame Synchronisationspunkte / Kadenzen.
• Gefördertes Verständnis, Zusammenarbeit und verbesserte Stimmung der Marketing-, UX- und Agile-Experten.
• Schaffung einer gemeinsamen Sicht auf die Arbeit mit einem gemeinsam gestalteten Kanban-Board und Richtlinien.
• Ein gemeinsames Verständnis für die Verwendung eines Cumulative Flow Diagrams (CFD) mit einer historischen Ansicht. Dieses Diagramm wird unter anderem im entsprechenden Artikel näher beschrieben.

Fazit und Ausblick

Kanban-Teamworkshops mit der STATIK-Methode haben die Zusammenarbeit meiner Teams und das gemeinsame Verständnis des jeweiligen End-to-End-Workflows nachhaltig gefördert. Ich empfehle dieses Format sehr für neue Teams oder Teams, die Probleme haben oder nur nach möglichen Verbesserungen suchen. Insbesondere das explizit Machen von Policies / Richtlinien und die Einführung von Metriken waren bisher wichtige Erfolgsfaktoren. Im vierten Teil dieser Fallstudie beschreibe ich weitere Lessons Learned und würde mich freuen, wenn Sie Ihre Gedanken und Erkenntnisse zu dieser Fallstudie mit mir teilen: christoph.dibbern@ppi.de

Literatur

Kanban Method Guide

https://resources.kanban.university/kanban-guide/

Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business