How to Videokonferenz … 1

Steht Ihre Welt auch auf dem digitalen Kopf?

Seit März 2020 hat sich meine Welt privat und beruflich radikal verändert. Ihre auch?

Als Teil dieser neuen Arbeitswelt sind alternative Formen von Kollaboration, wie Webinare, Onlineschulungen- und Workshops der neue Standard. Als kundennaher Berater von PPI.X im UX und Innovationsumfeld konnte ich in vielen Onlineterminen umfangreiche Erfahrungen in diesem Bereich sammeln. Diese möchte ich, zusammen mit ein paar einfachen Tipps für gelungene Onlinetermine, gerne weitergeben.

Tipps für alle! (Moderator / Veranstalter und Teilnehmer)

1) Ihr Setup – must haves

Eine gute Datenleitung, ein voller Akku, eine vernünftige Kamera und ein Headset sind must haves.

2) Speed Date Software – Wer ist mein potentieller Gegner

Nicht immer sind wir in der Situation, Konferenztools vorgeben zu können. Statt Mut zur Lücke zu beweisen empfehle ich: setzen Sie sich kurz vor dem Gespräch mit der Konferenzsoftware auseinander, falls Sie diese noch nicht kennen.
Loggen Sie sich ein – denn dies ist die erste große Hürde.

Vorsicht: Frustrationspunkte!

• „ Ach… welcher Browser geht am besten“
  Sie haben den Falschen oder er muss noch ein Update oder Plug-in bekommen,… usw.
• „Oh nö… ich brauch noch ´ne App“
  Ja! es kann sein, dass Sie noch etwas installieren müssen
• „mein Micro/ Kamera ist defekt oder wird nicht erkannt“
  Leider muss man oft in die Tiefen der Betriebssysteme eintauchen, um die richtigen Einstellungen zu finden.
• „ich muss von unterwegs teilnehmen“
  Bereiten Sie Ihr Mobiltelefon oder Tablet auf eine Videokonferenz vor
• „Verdammt… nix geht mehr“
  Auch hier gibt es häufig das Fallback, dass man sich noch mit dem (Mobil)-Telefon via Telefonnummer einwählen und zumindest auf der Tonspur am Meeting teilnehmen kann.

3) Der Test – früh übt sich!

Er bewahrt Sie und Ihre Teilnehmer vor Funktionssuchen („wo kann ich hier den Bildschirm teilen…?“) und unterstützt Ihren professionellen Auftritt. Als Teilnehmer können Sie glänzen, wenn Sie vorher die Funktionen kurz durchgeprüft haben.

Sie sind der Moderator? Dann sollten Sie …

• Ihren Teilnehmern einige wesentliche Hinweise zu den Funktionen des Systems zusammenstellen. Diese können hervorragend in die Termineinladung, zusammen mit der Agenda und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme, eingebaut werden.
• Hinweise zum technischen Ablauf (Mute Funktionen, Chat etc.) oder auch den Funktionen als lockeres Intro zu Beginn der Konferenz einbauen – zwei bis drei Minuten, die gut investiert sind.

Dies sind bisher Basics …

Nach der Pflicht nun die Kür:
Sie sind Veranstalter eines Webinars, Onlinemeetings oder -trainings?

Aufgepasst, denn die Situation kann in Sekunden kippen – von einer avisierten interaktiven Videokonferenz zu einer reinen Frontbeschallung – im schlimmsten Fall ohne Feedback der Teilnehmer.

Fachwörtergespickte Bandwurmsätze? – Besser on point und catchy

Als Moderator haben Sie bei der Planung von Onlinemeetings eine noch größere Verantwortung als bei Präsenzmeetings.

• Lockern Sie die Stimmung auf
  Fragen Sie ob jeder etwas zu trinken hat. Stellen Sie sich zügig vor und übergeben Sie an die Teilnehmer.
• Sind Spannungsbögen im Ablauf gut geplant?
  Vielleicht in der Form eines kurzen Spiels, Votings oder Scribbles?
• Sind die Informationen leicht verdaulich und textarm aufbereitet?
  Viele Bilder, wenig Text auf den Charts; Stichpunkte danebengelegt oder auf einem separaten Tablet aufgerufen, um den roten Faden nicht zu verlieren.
• Ist genug Raum für Pausen vorgesehen?
  Nicht nur wegen der „natürlichen Bedürfnisse“ sind auch in Onlineschulungen ausreichend Pausen gerne gesehen. Die Aufmerksamkeitsspanne ist digital eine andere.
  • Achten Sie deshalb auf Signale für Ablenkung und Müdigkeit bei den Teilnehmern und reagieren Sie schnell.
  • Fragen Sie Ihre Teilnehmer nach längeren Redeabschnitten, ob es bis dahin Fragen oder Anmerkungen gibt. Rütteln Sie die Teilnehmer auf – und binden Sie sie mit ein.
  • Haben Sie zwei bis drei Aktivitätsspiele in der Hinterhand, die Sie im Falle des Falles schnell einschieben können.

Caring is Splitting!

Bei größeren Themen hat sich das Aufteilen von Onlineworkshops auf zwei halbe Tage bewährt:

• die Teilnehmer können zwischen den Meetings Eindrücke reflektieren und neue Impulse am nächsten Tag einbringen. Eine schnelle Dokumentation des ersten Tages sollte selbstverständlich sein.
• Ideal ist dafür, wenn der erste Teil an einem Vormittag stattfindet, der zweite Teil des Workshops am Nachmittag des Folgetages.
• Ein weiterer Vorteil: den Teilnehmern sitzt das Tagesgeschäft nicht im Nacken, da noch ein halber Bürotag zur Verfügung steht. Man kann sich voll auf das Meeting konzentrieren.

Mein Stichwort!

Hier machen wir für heute mal einen Punkt. Im zweiten Teil dieses How to’s … werde ich auf Moderationstechniken für Onlineveranstaltungen eingehen – also bleiben Sie dran.